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Día Mundial de la Trombosis - 13 de Octubre

6. Del servicio de organización de Congresos (Empresa organizadora)

Según contrato firmado entre los Presidentes y Secretarios de las Juntas Directivas de la AEHH y la SETH y la empresa Grupo Arán, ésta se encargará de la organización mientras permanezca en vigor el contrato.

La empresa organizadora se encargará de todos los aspectos logísticos y económicos en relación al desarrollo del Congreso, poniendo a disposición del Congreso, todos los recursos materiales y humanos necesarios para garantizar la máxima calidad en la organización, responsabilizándose de todos los aspectos técnicos, organizativos y administrativos y asumiendo el compromiso de generar los recursos económicos necesarios. Asimismo se responsabilizará de la gestión y realización de todos los aspectos contemplados en la cláusula IV de dicho contrato.

Estos podrían concretarse en:

6.1. SECRETARÍA CIENTÍFICA

  • Colaboración con el Comité Científico en todos los temas relacionados con el aspecto científico del Congreso: Correspondencia y contacto telefónico con los ponentes para la tramitación de su desplazamiento y alojamiento, coordinación de los medios audiovisuales necesarios para sus conferencias, control y recepción de sus ponencias para su publicación en el libro de resúmenes, así como la atención personal previa y durante el desarrollo del Congreso; publicación y distribución del programa científico y social del Congreso.
  • Colaboración con el Comité de Selección en la recepción, organización y distribución de las comunicaciones libres, así como en la organización de sus reuniones.

6.2. SECRETARÍA TÉCNICA

  • Colaboración con el Comité Organizador Local y el Comité Operativo Local en todos los temas relacionados con la logística del Congreso: contratación de los servicios necesarios para la realización de la reunión: hoteles, palacio de Congresos, personal auxiliar, stands, agencia de viajes; coordinación de las gestiones oficiales, protocolarias y de servicios.
  • Realización de viajes de prospección a la sede de la reunión y para reuniones con el Comité Científico, el Comité Organizador Local, el Comité Operativo Local, el Comité Gestor y las Juntas Directivas de ambas Sociedades.
  • Recepción, cómputo y control de pago de las inscripciones. Correspondencia, consultas, etc. de los inscritos. Envío de las facturas, con las confirmaciones de inscripción. Realización de listados.
  • Levantamiento de planos y coordinación del espacio de la sede.

6.3. EXPOSICIÓN COMERCIAL

  • Organización, promoción y alquiler de espacios de exposición comercial y colaboraciones varias con laboratorios y organismos interesados.

6.4. LA EMPRESA ORGANIZADORA

Presentará, con un mínimo de 12 meses de antelación, un presupuesto detallado del Congreso.

Este presupuesto deberá ser consensuado previamente entre la Empresa Organizadora y el Comité Operativo Local. Posteriormente, este presupuesto deberá ser aprobado por el Comité Gestor y ratificado por la aprobación por las Juntas Directivas de ambas Sociedades. En éste deben concretarse al máximo las partidas presupuestarias, para que en el momento de negociar cualquier servicio: manutención, actos lúdicos, precios stands, valor de simposios, etc., el Comité Organizador Local, el Comité Operativo Local, el Comité Gestor o las Juntas de ambas Sociedades, tengan una idea clara y exacta de lo máximo que se puede invertir en cada partida y lo mínimo que se debe solicitar a cada empresa colaboradora.

Este presupuesto permitirá que, en aquellas situaciones en que cualquiera de los miembros de los Comités Organizadores Local, Científico, Gestor o de las Juntas directivas de ambas Sociedades, disponga de facilidades para negociar la colaboración en el Congreso de alguna empresa, éstos sepan exactamente el margen de maniobra que poseen para negociar las diferentes aportaciones. Todos los miembros de ambas Juntas Directivas de ambas Sociedades, así como los del Comité Organizador Local y los del Comité Científico deben comprometerse a participar de forma activa en la búsqueda de patrocinadores económicos que permitan la realización del Congreso.

Una vez iniciadas las conversaciones entre cualquiera de las personas citadas y las empresas colaboradoras, la formalización definitiva de los contratos debe ser realizada por la empresa organizadora. Con la finalidad de evitar las duplicidades en la organización de cada Congreso, la empresa organizadora nombrará una persona responsable que será la encargada de:

  • Coordinar toda la información que deba ser transmitida, en cada caso, a los Comités Organizador u Operativo Local, al Comité Científico, al Comité Gestor o a las Juntas Directivas de ambas Sociedades, evitando de esta manera todas las situaciones ambiguas que posteriormente pueden dar lugar a errores o equívocos.
  • Realizar la formalización de todas las ventas y contratos.

Todas las decisiones deberán siempre ser consensuadas entre la Empresa Organizadora de una parte y el Presidente del Comité Local o del Comité Científico, según corresponda en cada caso, de la otra. Si existiera discrepancia entre ambas partes a la hora de la toma de una decisión, deberá reunirse el Comité Gestor que tomará la decisión que considere más oportuna. Si aún después de la reunión del Comité Gestor, persistiese la discrepancia, será el pleno de las Juntas Directivas de ambas sociedades quien tome la decisión final.

A fin de asegurar al máximo toda la coordinación entre el Comité Organizador Local y la empresa organizadora, ésta pondrá cuántos medios sean necesarios para asegurar el correspondiente flujo de información: contestadores automáticos, teléfonos móviles, fax, correo electrónico y otros.

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